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文章类型 / 展会新闻
发布时间:2017-8-15 14:32:08
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展会品质的关键所在,原来是这些!

  一、展会现场管理的重要性

  一个展览会从筹备到展开,其周期至少在一年以上,而作为展览重点的展示常常只需三到五天。可以说,展会现场是展览会的关键之所在,而展会现场管理则是重中之重。展会现场管理是展览计划的细致落实和办展水平的直接反映,因而备受主办单位的注重。同时,展会现场管理、控制调和和的内容十分庞杂,事无巨细。假定处置不当,任何一件小事都有可能展开成大问题,继而影响整个展会的效果。

  由于展览会现场管理业务的多元性与复杂性,主办单位曾经越来越倾向于把现场管理的诸多业务“外包”给专业性的会展效劳公司。一方面,主办单位经过效劳外包抵达了降低本钱,进步效益的目的;另一方面,也使得各种专业性的展览效劳企业展开起来,譬如展台设计,展台搭建、展具租赁、展品运输、广告印刷、安保清洁、法律咨询、现场效劳、餐饮效劳等等。而展会现场管理的“效劳外包”、多公司协作的业务方式,也暴露了很多的问题。其中,比较典型的问题就表往常各个承包商之间的义务不明、任务不清,遇到问题就互相推诿,展会现场缺乏统一指导,对现场危机的应急处置准备缺乏等问题。

  例如,参展商自行搭建展台,可是却无意丧失了柜子的钥匙。他企图寻得展馆搭建商的辅佐,可是由于现场搭建商只担任自己搭建的展台,问题未得处置。继而展商求助于现场效劳台,可是效劳台只是提供问询与补办证件效劳,并不能对其丢钥匙这一事情给予实质性的辅佐。自此,展商的问题在两轮交涉中并未得四处置,两家效劳商的推诿战略使得展商的心情激动,引发争持,严重影响了展馆次序与现场效劳台的正常工作。再比如,现场注销办证效劳、现场指引与咨询以及现场验票等效劳能否契合参展商与参观人士对效劳的央求,有了问题如何处置、找谁处置、处置时限等等。

  这些问题都触及到主办单位效劳外包的各个企业。在效劳外包的前提下,各个企业之间如何有机协作,共同完成展会现场的效劳工作,是展览公司加强其展会现场效劳的中心。

  笔者以为加强展会现场管理的关键是以主办单位为主导,明白的义务分工为基础,参展商及参观人士的央求为指导,每个效劳承包商各司其职,有机配合,共同完成展会现场的效劳工作。

  二、展会现场管理的步骤

  问题识别

  主办单位应该充分思索展会现场效劳可能产生的问题,细致包括展台设计、展台搭建、展台租赁、展具出租、货物运输、现场观众注销、现场观众指引及导览、清洁保安、餐饮效劳等方面的问题。

  在展会开端布展前一周左右,召开全体效劳承包商会议即“碰头会”,明白各个效劳承包商在展会现场的效劳范围与义务。关于召开多次的展会,可以将以往展会现场呈现的问题及处置对策大致归类并集结成册,分发给各个承包商,促使各个效劳承包商在展会现场再面对上述问题时,疾速做出反响,积极处置展会现场的问题。

  组织管理

  主办单位在展会现场成立应急处置小组,由一名总指挥、两名副指挥及若干工作人员组成,工作人员的几与展会的范围成正比。

  当展会现场呈现紧急情况或各个效劳外包公司都不知如何处置的问题时,统一交由应急处置小组处置,并由各个承包商给予必要的支持。为了保证应急处置小组的办事效率,央求各个效劳承包商只需在问题不能处置或需求多个部门调和的时,才干够求助于应急处置小组。同时,应急处置小组的组建最好在展开前一周的“碰头会”之前,便当“碰头会”时将应急处置小组主要担任人引见给各个效劳承包商,以便应急处置小组在现场工作中得到各个效劳承包商的必要支持。

  三、重点效劳项目管理

  现场注销入场

  观众注销处的效劳直接影响了参观人士对展会现场效劳的印象。因此,进步现场注销入场工作的效率显得格外重要。绝大多数展会组织者都倾向于把预先注销的观众和现场注册的观众分开。有些展览会还进一步将现场注册的观众分红两类,即有名片的和无名片的。前者只需凭名片在观众注销处办好相关手续就可以换取胸卡,后者则要在主办方人员的指导下填写注销表然后再到注销处办理手续。

  参展商行为管理

  在布展、展开和撤展等不同阶段,主办单位都应和参展商中止有效沟通,确保它们的行为契合参展合同特别是场馆的运用规则。必要时,主办单位可以采用强迫性措施,用以维护绝大多数参展商的合理利益和保证展览会的顺利中止。例如,在第十届上海国际汽车工业展览会上,两家日本汽车公司为了在气势上压倒对方,都把声响开得很大,严重影响了同一场馆内其它参展商的展收工作,最后经过主办单位出面干预才把事情停息下来。

  餐饮管理

  展览会主办单位经过合同条款对餐饮效劳承包商的菜单、份量和价钱等中止严厉的约束,以确保现场餐饮效劳的质量。而且在展会餐饮区,餐饮效劳人员应该及时清算简易饭盒等餐具,为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。

  参展商和观众投诉处置

  在展览会举行过程中,迫切需求一个特地的机构来处置各种投诉,这一机构可以隶属于应急处置小组,随时处置展会现场呈现的各种投诉。例如,在第二届中国(深圳)消费商品采购大会上,组委会在总效劳台设立了投诉处,担任处置参展商和观众的各种投诉,收到了比较好的效果。

  总之,展览现场管理对办好一届展览会至关重要。现场管理做得不好,会影响专业观众和参展商对展会的满意程度,致使影响整个展会的质量。展会现场管理细致表往常对观众和参展商提供的效劳上,在效劳外包的大趋向下,展会主办方要不时经过加强各个效劳承包商之间的协作来改善展览环境,进步效劳水平,尽最鼎力气满足参展商和观众的央求。


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